Feste private, lauree e cene aziendali: come smettere di scambiare quindici messaggi per un preventivo

"Buonasera, volevamo fare una festa per i 18 anni di mia figlia, siete disponibili?"

Richieste simili piovono continuamente su WhatsApp, Instagram o telefono: il gestore invia le prime info, chiede la data, domanda il numero di persone, allega il PDF, risponde sui dettagli del dolce e infine spiega l'acconto. Quindici messaggi dopo, il cliente scrive "ci pensiamo e vi facciamo sapere".

Capita continuamente: le energie spese dietro a trattative inconcludenti sono ore preziose sottratte ai clienti realmente intenzionati a confermare.

Perché gli eventi sono diversi dalle prenotazioni

Fissare un tavolo ordinario richiede pochi minuti; gestire un evento privato comporta invece diversi passaggi: più persone coinvolte, budget da inquadrare, menù dedicati e caparre da registrare. L'assistente automatizza proprio questa prima fase ripetitiva in cui spesso i clienti si disperdono.

Per questo non lo tratto come una prenotazione gigante. Lo tratto come una piccola trattativa da ordinare.

Come lo organizzo, in quattro passi

1. Qualificazione. Si raccolgono subito le informazioni che servono per capire se la richiesta è fattibile: data, tipo di evento (compleanno, laurea, cena aziendale), numero approssimativo di ospiti, budget indicativo per persona. Con queste quattro cose il locale sa se vale la pena proseguire.

2. Invio dei pacchetti. In base alla richiesta, si inviano le formule che il locale ha deciso di offrire (per esempio un buffet o un menù fisso, con o senza bevande). Le formule e i prezzi li stabilisce il ristoratore, non io né l'assistente. Cifre e condizioni vanno scritte da te. Io non invento listini.

3. Extra e richieste speciali. Torta portata dall'esterno, musica, area riservata, allestimento. L'assistente raccoglie le richieste e le segnala, senza prendere impegni che non può mantenere.

4. Riepilogo e blocco data. Quando il cliente è convinto, l'assistente prepara un riepilogo con data, numero di ospiti, formula scelta e condizioni, e invia il modo di versare la caparra indicato dal locale. La data viene bloccata sul calendario, ad esempio come "in attesa di caparra", con una scadenza.

Dove deve restare il titolare

Questo è il capitolo dove la mia posizione è più netta: l'assistente non chiude il contratto.

• Gruppi molto grandi, matrimoni, eventi aziendali complessi: l'assistente qualifica e fissa un incontro o una telefonata con il titolare.
• Prezzi personalizzati o sconti: li decide il titolare.
• Condizioni di annullamento e caparra: le decide il titolare, e vanno comunicate in modo chiaro.
• Allergie e menù speciali: vanno confermati dalla cucina, non dalla macchina.

L'assistente fa risparmiare il lavoro ripetitivo, non la decisione.

Cosa ottieni, in concreto

• le richieste d'evento arrivano ordinate: data, tipo, numero, budget
• le richieste poco serie si riconoscono prima
• non devi rincorrere informazioni basilari
• la data è bloccata solo se c'è un impegno vero
• tu parli con il cliente quando è già il momento di decidere

Cosa non ti prometto

Non ti prometto più eventi. Ti propongo un modo per gestire meglio quelli che già arrivano e per non perderne per ritardi o dimenticanze. Se le richieste sono poche, probabilmente non serve nulla di tutto questo: lo dico apertamente.

Prima di impostarlo

Servono i pacchetti scritti nero su bianco, le condizioni di caparra, il calendario degli eventi e la persona che risponde alle richieste importanti. Se non ci sono ancora, il primo lavoro è metterli insieme. Se vuoi partire da qui, scrivimi.

Note e fonti

• Flusso in quattro fasi: progetto dell'autore, in parte coperto dal sistema di prova (smistamento delle richieste di gruppo e di fornitori allo staff). La parte caparra e pacchetti non è ancora collaudata su un locale reale.
• Nessun prezzo, nessuna formula e nessuna percentuale è indicata: li stabilisce il locale.

Contatti

• Sito: tomasiai.com
• WhatsApp: wa.me/automazioniAI
• Approfondimento: Feste private ed eventi
• Stefano Tomasi, Milano. Consulenza e sviluppo su misura per la ristorazione. Non vendo software in scatola né licenze.